Meetings... We spenderen er uren aan en frustreren ons mateloos als ze onproductief blijken te zijn. Maar niet enkel de meetings zelf slorpen onze tijd op, ook de voorbereiding en opvolging houden ons vaak van onze kerntaken. Toch blijken Face-2-Face gesprekken nog steeds de meest efficiënte manier om snel ideëen uit te wisselen. Maar dan moet het wel op een goede manier. Hierna, 6 tips die je volgende meetings tot een succes maken:
1. Interactief Als je meetings bestaan uit een aantal personen die lang het woord nemen om iets te duiden of uit te leggen, ben je niet sterk bezig. Uit studies blijkt dat aanwezigen slechts een klein deel van de informatie zullen opnemen. De rest is dus tijdsverlies. Maak het daarom interactief door de deelnemers aan het werk te zetten. Leg hen een probleem voor dat ze kort alleen of in kleine groepjes kunnen bekijken. Zo krijgt iedereen het gevoel echt deel uit te maken van de meeting en niet enkel de extroverte persoonlijkheden. 2. Visualiseer Powerpoint slides zijn spijtig genoeg gemeen goed geworden in vele vergaderruimtes. Ze zijn echter niet altijd even mooi noch hebben ze het gewenste effect. Gebruik een Powerpoint of ander visueel hulpmiddel om mensen even een prikkel te geven. 3. Zorg voor hapjes Eén van mijn favorieten. Lunch- of ontbijtmeetings hebben alvast één groot voordeel. Levert de meeting niet de geplande doelen op, dan heb je ten minste al gegeten. Een doos koekjes of andere hapjes blijken algemeen een positief effect te hebben in meetings. Ze wakkeren gesprekken en interacties aan en blijken ook een positief effect te hebben op de sfeer. 4. Iedereen speelt graag Een ander middel om de aandacht te houden is een spelelement integreren. Je kan vooraf bijvoorbeeld een aantal buzzwords doorgeven. De eerste die er 4 opmerkt krijgt een prijs. Hierdoor blijft men niet enkel alert voor wat collega's zeggen, het blijkt ook heel leuk te zijn. 5. Beloon goede bijdragen Om interactie en vragen aan te moedigen kan je gaan belonen. Verloot een prijs onder de vragenstellers of deel jetons uit voor de drank of koffie automaat. 6. Durf wakker te schudden Het is verleidelijk om in routine meetings te vervallen. Verras daarom de deelnemers bij de volgende meeting door bijvoorbeeld te kiezen voor een 'andere' locatie. Integreer oneliners, gevatte replieken of verstrooiende, illustratieve video's die een punt maken. Ga op verplaatsing, nodig gasten uit en durf confronteren. Meetings zijn meestal noodzakelijk maar hoeven niet saai te zijn. Zorg dat ze interactief en leuk worden. Integreer elementen die de aandacht vasthouden en voor je het weet kijken de deelnemers uit naar de volgende vergadering. Heb je ook het gevoel dat het bij jou beter kan? We coachen je graag naar succes! Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.